Studi Kasus : Sebuah Tinjauan di Kantor Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Jember
A. Latar Pemilihan Judul
“…masalahnya, arsip tak hanya sekedar kertas usang, tapi merupakan mata rantai kehidupan bangsa, coba isu semacam ini yang diangkat selama ini”, kata Slamet Muljono, seorang kepala bagian tata usaha di sebuah Kantor Perpustakaan Daerah Kabupaten Jember. Ditengah suasana kantor kearsipan yang haus akan kreativitas, penjelasan ini seakan memberi warna. Bahkan ketika penulis mencoba mewawancarainya, terlihat jelas ekspresi menggebu yang terpendam untuk mendobrak rating arsip di mata masyarakat. Tergambarkan sangat real bahwa penghargaan menjadi bagian dari sebuah arsip. Sungguh tak bisa dibenarkan jika seseorang sibuk mempelajari seluk beluk mengenai kearsipan tanpa mengenal dan menganalisis isu semacam ini. Isu yang terpendam dibalik jajaran birokrat rumit.
Penghargaan sebuah arsip, merupakan isu yang cukup controversial. Sebagai bagian dari sebuah arsip, tak cukup jika hanya sekedar dipandang, tapi juga perlu diingat dan dianalisis ke dalam sebuah bentuk kasus. Sangat kurang sekali bila arsip hanya diteliti dalam kerangka mekanis dan teoritis, tapi juga harus dalam bentuk fakta.
Apa yang selama ini terpendam adalah fakta, bukan teori. Tinjauan di sebuah kantor kearsipan daerah Kabupaten Jember, nampaknya cukup membantu untuk mengungkap bagian ini. Sebelum beralih pada fakta, mari kita cermati teoritisnya.
Teorinya, penghargaan merupakan bagian terpenting dari sebuah arsip. Dan dirinya, tak hanya sekedar basa – basi saja dari sederet teori di dalam buku perkuliahan. Bagi para pengelola arsip, akan menjadi isu controversial jika arsip – arsip yang dikelola tak mendapat perhatian lebih dari public.
Pasalnya, beban "terberat" dan persoalan penting yang dihadapi para pengelola kearsipan sebenarnya bukan terletak pada sulitnya menerapkan manajemen kearsipan, tetapi lebih pada bagaimana meyakinkan orang untuk mau menerapkan manajemen kearsipan dan menghargai sebuah arsip sebagai persoalan kursial.
Hampir di setiap kesempatan diklat maupun seminar bidang kearsipan, persoalan persoalan klasik selalu muncul, yakni seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan oleh suatu instansi atau organisasi, rendahnya apresiasi pimpinan terhadap bidang kearsipan, bahkan yang lebih ekstrim lagi, pengelola kearsipan dipandang tak lebih dari sekedar "pemulung kertas", institusi kearsipan dianggap sebagai "tempat rehabilitasi" orang-orang yang kena punishment. Ya, itulah sederet isu seputar penghargaan sebuah Arsip.
Persoalan-persoalan tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya adalah pada pencitraan yang kurang tepat pada bidang kearsipan, baik institusi kearsipan maupun petugas arsip. Padahal tertib kearsipan, dengan manajemen kearsipan yang tepat, merupakan langkah awal yang penting dalam upaya menuju tertib administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi slogan belaka apabila tidak dimulai dari tertib kearsipannya.
Jika dilihat dari nilai pentingnya arsip, hampir semua orang akan mengatakan penting atau bahkan sangat penting. Seorang pakar kearsipan mengungkapkan bahwa dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori, tanpa kepastian hukum, tanpa sejarah, tanpa kebudayaan dan tanpa ilmu pengetahuan, serta tanpa identitas kolektif (Mykland, 1992: 21). Tetapi tidak dengan sendirinya arsip-arsip akan menjadi memori, kebudayaan, jaminan kepastian hukum, bahkan pembangun identitas kolektif suatu bangsa jika tidak diikuti dengan upaya pengelolaan arsip secara baik, benar, prosedural, serta konsisten memandang dan menempatkan arsip sebagai informasi lebih dari sekedar by product kegiatan organisasi.
Arsip memang bukan hanya sekedar hasil samping dari kegiatan organisasi, arsip diterima dan diciptakan oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dan aktivitasnya (Kennedy and Schauder, 1998: 1). Sebagai salah satu sumber informasi penting, arsip memiliki banyak fungsi yang signifikan untuk menunjang proses kegiatan administratif dan fungsi - fungsi manajemen birokrasi (arsip dinamis), disamping sebagai sumber primer bagi para peneliti maupun akademisi (arsip statis).
Belum lagi sebuah arsip yang bernilai historis, mungkin Indonesia hanya akan menjadi kenangan, bahkan pengantar tidur, jika arsip – arsip tersebut ditiadakan penghargaannya. Jika begini, tak akan berani seorang pun berpikir bahwa Arsip tak perlu diberi sebuah penghargaan.
B.Tujuan
Tujuan yang diharapkan dalam penulisan studi kasus ini adalah :
1.Ingin mencari lebih jauh tentang teoritis dan fakta di lapangan berkaitan dengan penghargaan arsip
2.Ingin mendeskripsikan sejauh mana penghargaan arsip itu berjalan
3.Ingin mendeskripsikan sederet rekomendasi untuk meningkatkan penghargaan terhadap eksistensi arsip
C.Realitas di Lapangan : Semua Serba Stagnan
Nyatanya, alasan penulis memberi sambutan bahwa realita di lapangan secara umum bersifat stagnan adalah karena hampir secara keseluruhan kegiatan yang ada masih terlampau lambat. Tak ada kreativitas nyata untuk memposisikan arsip sebagai high class.
“Apa tujuan Anda kemari? Anda sudah tahu bahwa Arsip itu penting? Tolong memakai prosedur yang pantas ya, saat memfungsikan arsip”, kata seorang kepala umum Perpustakaan Daerah Jember ketika penulis sedang meneliti. Arsip yang selama ini sering digaung – gaungkan ‘penting’ oleh banyak orang termasuk kalangan arsip dan perpustakaan, nyatanya masih terbengkalai. Kata – kata ‘penting’ itu tampaknya hanya sekedar pencitraan saja. Jika memang penting, kenapa masih stagnan?
Kenapa tidak ada inovasi – inovasi terbaru untuk mengapresiasi ‘penting’-nya sebuah nilai arsip? Padahal jika arsip diolah secara prosedural, maka tak perlu arsip itu terpojokkan dan meringkuk terbelakang di tengah kemajuan masyarakat. Berikut akan dijelaskan sejumlah fakta – fakta mengenai nasib arsip yang ada di lapangan. Silahkan Anda beri nilai tersendiri, seberapa besar nilai penghargaan sebuah arsip.
Arsip : Hanya tumpukan sampah?
Saat itu tertanggal 31 Oktober 2011, terlihat tiga truk pengangkut kertas tiba di Kantor Kearsipan. Tampak kertas – kertas kusut yang tercampur tanpa terklasifikasi menumpuk di dalam truk. Banyak orang sahut menyahut di dunia maya jikalau arsip itu hanya tumpukan sampah. Namun penulis masih tak percaya. Karena di dalam arsip – arsip itu terdapat tulisan – tulisan penting, menyangkut catatan berbagai kegiatan suatu instansi di setiap lembarnya. Angapan – anggapan ini tak hanya merebak di kalangan dunia maya, dunia nyata pun juga. Setelah melakukan beberapa wawancara, ternyata sekian persen orang – orang di sekitar arsip itu masih tak mengerti apa itu arsip, yang mereka tahu hanyalah arsip adalah kertas lusuh yang harus segera dibuang. Maka ketidak percayaan penulis salah besar, malah menimbulkan keingintahuan besar untuk mencari fakta – fakta lain. Benarkah memang tumpukan sampah?
Sulit memang mencari definisi yang pantas untuk menjelaskan arsip sebagai tumpukan sampah, karena esensi sebenarnya jauh berbanding terbalik. Tapi coba kita lihat pada sederet fakta di dalam kantor keasipan. Ketika itu sebagian kecil tumpukan arsip memang sudah ditata dengan cukup baik (berdasarkan polling siwa SPG di kantor kearsipan, sample : 10 orang), dan sedikit tak baik menurut kalangan mahasiswa yang berkunjung ke tempat tersebut (sample : 15 orang). Namun penilaian objektif tetap memberi kesan bahwa selama ini arsip sudah diusahakan untuk diklasifikasi dan ditata semaksimal mungkin berdasarkan manajemen kearsipan. Ironis, tumpukan arsip memang masih banyak yang terbengkalai dan terlihat seperti sampah.
Arsip : Manajemennya tidak tertib
Siapa bilang isu seputar penghargaan arsip tak butuh sebuah manajemen yang baik? Selain seorang arsiparis yang handal, ataupun kepegawaian yang bisa saling berkoordinasi, harus ada pelaksanaan manajemen yang tertib. Pasalnya, arsip dengan segenap realita yang tidak tertib, akan berakibat pada menumpuknya arsip. Otomatis, statement ‘sampah’ pun tidak bisa hilang, bahkan akan mengikis penghargaan tingga sebuah arsip. Di lapangan, manajemen yang ada terlihat acak – acakan.
Bolehlah penulis mengkritik, dengan alasan satu, arsip disana tidak lengkap, cenderung hanya kepada laporan – laporan keuangan, dan pihak kearsipan terbukti tidak melakukan permintaan arsip untuk diserahkan kepada badan arsip daerah secara keseluruhan (dari 96 instansi, dilakukan sample 3 instansi di kabupaten Jember). Bagaimana arsip dapat dihargai jika seperti ini?
Kedua, arsip sekali lagi layaknya tempat sampah, tidak tertibnya terlihat ketika arsip dimasukkan kedalam sebuah gudang dengan kardus – kardus rokok sebagai tempatnya. Belum lagi, sederet manajemen yang diperlukan sebuah arsip masih terlihat lambat. Bayangkan saja, bertumpuk – tumpuk arsip masih saja belum diproses semestinya, bahkan arsip – arsip di tahun 2010 pun manajemennya acak – acakan. Bagaimana dengan arsip – arsip tahun 2011 jika sekarang telah memasuki 2012? Benar – benar tidak tertib.
Ketiga, arsip tidak mendapatkan koordinasi yang baik dari para pengurusnya. Pengelolaan arsip pun sedikit tercecer. Bayangkan saja jika sebuah arsip beserta manajemennya hanya dipublikasikan secara kompleks dari seorang saja, dan ketika seorang itu tidak ada, maka ‘pentingnya arsip’ menjadi memudar. Hal inilah yang terjadi di lapangan. Pernah beberapa kali koordinasi yang ada terlihat salah. Otomatis, rasa keingintahuan (curiousity) sebagian kecil orang – orang yang sangat berminat terhadap keberadaan arsip menjadi berkurang. Benarkah penghargaan untuk sebuah arsip mendapat sambutan seperti ini?
Arsip : Program yang dijalankan Hanyalah Soal Citra
Sambutan memang ramah (berdasarkan polling dari keseluruhan pengunjung kantor kearsipan selama bulan november – desember 2011, tercatat lebih dari 20 orang), tapi terkesan menutupi segala sesuatu yang terjadi selama ini.
Bayangkan ketika suatu inovasi tiba – tiba datang dari pihak pusat untuk memajukan bidang kearsipan. Tercatat 31 Agustus 2009, Presiden Susilo Bambang Yudhoyono mengumumkan bahwa akan dibentuk sebuah program bernama ‘Arsip Masuk Desa’ untuk merevitalisasi kearsipan selama ini yang masih saja dipandang sebelah mata. Agar masyarakat luas tahu bahwa Arsip adalah mata rantai peradaban, sehingga keksiruhan di desa selama ini seperti masalah persengketaan tanah, bantuan langsung tunai (BLT) yang selama ini tak tepat sasaran bisa teratasi, begitu pula yang dikatakan oleh Djoko Utomo (Kepala Arsip Nasional). Program ini kemudian berjalan di daerah – daerah seperti Jakarta, Sambas di Kalimantan Barat, di Jayapura, hingga pada akhirnya dilaksanakan di Kabupaten Jember tahun 2010 silam.
Namun bagaimana dengan hasil yang ada di Kabupaten Jember? Nol. Program kearsipan yang begitu mendobrak itu seakan harus kembali mengecewakan orang – orang yang sangat menghargai sebuah arsip. Alasannya begini, saat penulis mencoba mencari bukti – bukti adanya program ‘Arsip Masuk Desa (AMD)’ di banyak sumber terutama di kantor kearsipan dearah, hasilnya nol.
Tidak ada sedikitpun rincian mengenai adanya Program Masuk Desa, karena seharusnya, setiap program yang dicanangkan harus ditinjau, dicatat, dan diarsipkan hasilnya. Menurut keterangan sejumlah pegawai yang ada di kantor – kantor kelurahan kabupaten Jember (sample : lima kantor kelurahan) cukup mengernyitkan dahinya dan memberi penjelasan bahwa mereka tak pernah mendapat undangan bahkan rincian apapun mengenai program AMD tersebut.
Tampaknya cukup menjadi bukti bahwa program yang dijalankan hanyalah sebuah ‘citra’ tanpa realisasi. Penghargaan terhadap sebuah arsip faktanya tak serius dilakukan. Siapa yang berani mengubah fakta semacam ini?
D. Analisis SWOT
1. Kekuatan : Sikap Peduli Arsip
Jangan berharap orang mau menghargai arsip jika orang – orang yang berkecimpung dalam bidang kearsipan itu sendiri sedikit rancu untuk bisa menghargai sebuah arsip. Jika ini menjadi kekuatan, maka kepedulian arsip harus ditanamkan sejak dini dalam pemahaman setiap orang. Isu seputar penghargaan arsip memang harus menjadi kekuatan hebat untuk menyambung serangkaian peradaban manusia. Alasannya, arsip merupakan mata rantai memorial manusia, seakan identitas akan hilang tanpa arsip. Siapa yang bisa menolak alasan ini? Bahkan seorang tokoh kearsipan Amerika, Schellenberg mengungkapkan “Arsip itu identitas Amerika, barang siapa menyia – nyiakannya, maka adidaya suatu negara akan hilang”.
Saat penghargaan arsip mulai diisukan dan perlu digarap sebagai studi kasus, sudah selayaknya ada upaya – upaya cerdas untuk meningkatkan sikap ‘peduli’ bukan ‘apatis’. Disini, sikap peduli yang sangat besar kontribusinya adalah pihak arsip itu sendiri, terutama seorang arsiparis, dan kepala umum sebagai pelindung keseluruhan. Dua – duanya tak boleh seperti magnet, jika didekatkan antara kutub yang sama maka akan saling bertentangan. Inilah realita yang terjadi di lapangan, sekali lagi kurang ada koordinasi yang baik dari orang – orang yang berkecimpung di dunia kearsipan.
Dalam hal ini, mereka itu layaknya mata uang bergambar yang saling bersinergi satu sama lain. Tak ayal, kekuatan ini seharusnya patut dipergunakan, dimengerti, dan digunakan semaksimal mungkin demi peningkatan sebuah arsip. Sosialisasi secara real, dan citra, bukan pencitraan, semestinya difondasikan dengan bahan – bahan yang bermutu, agar bangunan kearsipan tetap kokoh, tak lagi terpojokkan.
2. Hambatan : Implementasinya Tersangkut Pencitraan
Hal yang paling dikhawatirkan oleh Djoko Utomo saat penghargaan arsip mulai diisukan secara besar – besaran adalah implementasinya hanya pencitraan, bisa saja. Alasannya, dulu saat arsip masih dalam proses penghargaan, dalam artian bahwa belum dipandang sama sekali (meski sekarang ‘agak’ dipandang), yang muncul di permukaan hanya arsip nasional saja. Pemerintah? Jangankan rakyat kecil, orang – orang yang terbiasa duduk di kursi pemerintahan saja masih tidak tahu apa itu arsip. Penghargaan terhadap sebuah arsip memang ‘ala kadarnya’, tidak ada kesan khusus untuk menutupi.
Berbeda dengan hari ini. Semenjak presiden SBY menetapkan salah satu program peduli arsip, maka pihak – pihak daerah pun harus mematuhinya. Mereka mulai menerapkan program pemerintah. Entah itu memang benar ‘dilakukan’ atau hanya sekedar ‘sandiwara’. “Ah, program (Arsip Masuk Desa) itu kan hanya akal – akalan orang pusat saja, realisasinya? Ya kita karang juga, lha wong sulit lho membujuk orang – orang kota apalagi desa untuk peduli pada arsip”, kata salah satu pihak kerasipan daerah. Namun objektifnya, implementasi penghargaan sebuah arsip memang sulit untuk bisa keluar dari kata ‘pencitraan baik’, bukan ‘citra baik’.
3. Peluang : Kesadaran Kolektif
Peluang yang dapat diharapkan digunakan guna mengatasi penyelesaian sebuah isu seputar penghargaan arsip adalah adanya kesadaran kolektif dari semua pihak. Kali ini tak hanya pemerintah dan pihak kearsipan saja, namun rakyat juga harus berpartisipasi. Tak lagi hanya ‘mengerti’, tapi juga ‘memaknai’ bahwa arsip itu penting. Bukankah jika dilakukan secara bersama – sama, bergotong - royong untuk membangun sebuah pondasi penghargaan arsip yang high class akan menjadi lebih cepat dan gampang? Sekarang mari kita lihat beberapa peluang untuk menyelami isu seputar pengahargaan arsip.
A. Kesadaran Kolektif : Memposisikan Arsip sebagai Sumber Informasi
Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dari birokrasi didalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat. Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi maupun birokrasi adalah arsip (record), sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisai yang lain.
Mengelola arsip tidak semata-mata memperlakukannya dari sudut teknis pengelolaan media rekamnya belaka, melainkan dari sisi peranan arsip sebagai sumber informasi. Dari sudut pandang ini maka nilai arsip akan mulai tampak berdaya guna, oleh karena diperlukan sebagai informasi. Di dunia yang semakin kompleks ini, kegiatan apapun tidak lagi mengandalkan ingatan pelaksana atau pelakunya. Apa yang harus dilakukan adalah mengelola informasi melalui pengelolaan arsipnya. Benar kata pepatah bahwa “memory can fail, but what is recorded will remain..”
Beberapa alasan mengapa manusia secara kolektif merekam informasi; alasan pribadi, alasan sosial, alasan ekonomi, alasan hukum, alasan instrumental, alasan simbolis, dan alasan ilmu pengetahuan. Lebih dari alasan-alasan di atas, dalam konteks organisasi atau korporasi saat ini perlu di garis bawahi bahwa organisasi modern adalah organisasi yang bertumpu pada informasi (a modern organization is an information based organization). (Robek, Mary, Gerald Brown and Wilmer O. Maedke, Information and Record Management, Los Angeles: California State University, 1987)
Arsip sebagai recorded information jelas menempati posisi vital dalam organisasi modern tersebut. Arsip akan dibutuhkan dalam seluruh proses kegiatan manajemen organisasi, dari perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan. Jika begini, pihak instansi, sebagai masyarakat modern, telah berpeluang besar untuk mewujudkan penghargaan terhadap arsip dengan lebih tinggi lagi.
B.Kesadaran Kolektif : Memposisikan Arsip sebagai Sumber Mass Media
Informasi sekali lagi, merupakan oksigen yang membuat media massa hidup dan berkembang, tanpa informasi media tidak mungkin ada. Salah satu sumber informasi penting bagi media adalah arsip. Dalam konteks lebih luas, arsip merupakan memori kolektif dan jatidiri bangsa. Dari arsip, suatu bangsa dapat dilihat bagaimana sosok perjalanan bangsa tersebut. Sebagai rekaman informasi, arsip merupakan kumpulan ingatan, data, dan dokumen, yang berguna untuk merefleksi dan mengidentifikasi peristiwa atau persoalan, agar informasi media menjadi relevan.
Sayangnya, bidang kearsipan belum didayagunakan oleh komunitas media dengan optimal. Fungsi kearsipan yang sangat penting masih sering diabaikan dan hanya dimanfaatkan jika media perlu menayangkan atau mewartakan peristiwa sejarah. Padahal dokumentasi atau materi yang disimpan dalam arsip juga sangat relevan untuk melengkapi berita dan informasi aktual.
Misalnya laporan berita tentang resufle kabinet akan semakin menarik jika dilengkapi dengan laporan pelengkap tentang resufle dari jaman ke jaman, sejak presiden Soekarno sampai Susilo bambang Yudhoyono. Dari sajian informasi tersebut dapat dikaji atau dianalisa konteks politik, kecenderungan gaya leadership di Indonesia dari masa ke masa. Secara lebih mengerucut mungkin dapat digunakan untuk mencari sumber – sumber sejarah mengenai kapan sebenarnya kelahiran Kota Jember.
Melalul informasi yang lengkap dan akurat, dengan menggunakan dokumentasi arsip, media bukan cuma memberikan informasi, melainkan juga menyampaikan wacana (discourses) dan wawasan (insight) kepada audiensnya. Dengan memanfaatkan kearsipan, media bukan hanya meningkatkan kualitas informasinya, namun juga memajukan pemahaman publik dan mengasah proses pematangan berpikir masyarakat. Jika begini, benar adanya bahwa peluang arsip tidaklah lagi kecil untuk memposisikan dirinya di tingkat teratas. Isu seputar penghargaan Arsip mulai mendapat porsi besar.
4. Tantangan : Mental Arsiparis
Tantangan mendasar untuk menjawab sebongkah pertanyaan besar mengenai isu seputar penghargaan sebuah arsip, tak lain adalah mental seorang arsiparis. Layaknya guru, jika bersemangat, pastilah anak didiknya juga ikut bersemangat. Sebaliknya, jika para arsiparis tak semangat, maka peminat pun akan surut. Sekarang mari kita lihat di lapangan. Ketika seorang arsiparis di kantor kearsipan Kabupaten Jember menjelaskan tentang beragam fakta mengenai arsip, kawan – kawan disana pun ikut antusias. Beliau terlihat mengabdi benar untuk secara kronologis menjawab pertanyaan – pertanyaan yang dilontarkan kepadanya. Namun juga tak jarang beliau mengeluhkan permasalahan tentang tak terkoordinasinya dia dengan teman – temannya.
“Sering terjadi miskomunikasi”, ungkapnya. Bahkan tak ada arsiparis lain selain dirinya yang secara kompleks mau menjelaskan tentang beragam fakta mengenai kearsipan. Soal dana dan perhatian yang minim pun tak lepas dari sorotannya. Namun beruntung beliau tetap menjalankan tugas, bahkan lebih baik dari orang – orang di sekitarnya.
Bukan soal penulis terlalu mempublikasikan beliau, namun ambil sebagai panutan. Mental dan moral seperti inilah yang seharusnya dimiliki oleh seorang arsiparis. Tak hanya memajang dirinya ditengah etalase kantor kearsipan, tapi juga harus mampu memfungsikan profesinya. Minimal, mampu menempatkan arsip setinggi mungkin (high class). Soal lain seperti masalah kreativitas, inovasi, ataupun semacam pengetahuan – pengetahuan terupdate, sangat diharapkan tunas arsiparis muda yang profesional. Sekali lagi, untuk menjawab tantangan berupa peningkatan penghargaan sebuah arsip, agar tak menjadi isu lagi.
E.Temuan - Temuan
Isu seputar penghargaan arsip nyatanya mencakup bidang kajian yang cukup krusial. Menjadi penentu dasar bagi balance atau non-balance nya suatu rangkaian luas arsip. Dari individu, organisasi, pemerintah, hingga bangsa bisa terkena imbasnya. Hal ini semakin jelas, bayangkan, tanpa arsip maka peradaban manusia bisa putus. Satu buah saja arsip hilang, maka potongan dari siklus hidup hanya akan berupa teka – teki. Tak hanya hilang secara ‘fisik’, namun hilang ‘harganya’ sebagai sebuah arsip. Temuan ini nyata adanya dari sederet analisis SWOT, dan realita di lapangan, yang tak pernah berbohong.
Ada satu temuan lagi dari pihak atas yang sedang menjalankan sebuah program untuk peningkatan penghargaan bidang kearsipan, agar arsip tak lagi dipandang sebelah mata. Otoda memang berjalan, namun implementasi dari program ini malah berjalan tersendat – sendat. Lagi – lagi berdasar fakta di lapangan, peningkatan tersangkut sebuah pencitraan. Secara logika, ketika pemerintah sibuk memutar roda kemudi arsip kearah yang lebih maju, pihak daerah malah menguburkannya kembali. Jadi hanya ‘namanya’ saja yang diingat masyarakat, bukan maknanya (baca : arsip). Jadilah arsip yang masih saja terbelenggu rumitnya birokratis.
Temuan kedua, arsip sebagai sebuah isu yang kini cukup controversial, justru penggunaannya tak ikut meningkat. Arsip – arsip terutama yang berada di kantor kearsipan kabupaten Jember, masih sekedar ‘ditata’ dan ‘ditumpuk’, serta diberi ‘fasilitas’ ala kadarnya saja, tanpa ada kegiatan real untuk mempublikasikan manfaat arsip – arsip tersebut kepada masyarakat, khususnya kepada para pedagogis, media massa, ataupun pihak – pihak yang sedang bersengketa. Jika ini berhasil, bukan saja dihargai, tapi arsip akan tergolong dalam posisi “high class”. Tapi itu masih ‘jika’, mengapa ini tak segera direalisasikan? Harga arsip itu tinggi.
F. Kesimpulan
Dari serangakain pembahasan diatas, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut.
1.Isu seputar penghargaan arsip, yang selama ini dinilai rendah (sebagai tumpukan sampah), sebenarnya terletak pada kata – kata ‘peduli’ dari setiap orang, ironis sampai saat ini kepedulian hanya dimiliki oleh beberapa orang saja. Selebihnya, masih menganut sikap acuh tak acuh
2.Upaya peningkatan penghargaan terhadap arsip rupanya masih diimplementasikan secara ‘pencitraan’, sehingga tidak ada hasil yang real
3. Dan masyarakat masih sulit mendefinisikan apa itu arsip, begitu juga bagi kebanyakan instansi.
4.Kantor Kearsipan dan Dokumentasi Kabupaten Jember dinilai sudah berusaha memposisikan arsip sebagai persoalan krusial, dan tengah memperjuangkan penghargaan terhadap arsip. Namun ini masih tak menyeluruh. Ada bagian – bagian tertentu yang masih tidak tertib dan tidak terkoordinasi
G. Saran dan Rekomendasi : Arsip dalam Posisi High Class
1.Para pelaku arsip diharapkan mampu saling berkoordinasi, dan bersinergi untuk membangun sebuah fondasi kuat terhadap berharganya arsip bagi masyarakat, dan bangsa
2.Untuk para birokrat dan petinggi daerah, diharapkan mampu saling bekerja sama dengan pihak kearsipan daerah, baik dari soal pendanaan, publikasi, maupun penyerahan arsip. Sehingga otomatis, nantinya Arsip bisa berkembang menjadi sebuah posisi yang memang high class, tak lagi dipandang rendah
3.Arsip sebagai memorial bangsa, hendaknya dibingkai dalam sebuah bentuk inovasi baru, kontekstual dengan perubahan zaman, agar masyarakat umum tertarik untuk melihat, dan memaknai arsip secara kolektif, tak lagi individu.
4.Keberadaan Arsip setinggi – tingginya berada dalam lingkaran ‘penghargaan’, sehingga penulis merekomendasikan sebuah perlindungan daerah (perda) terutama Kabupaten Jember tentang kearsipan, selama ini masih belum tersedia. Bila ada, akan turut berkontribusi besar menyumbangkan inovasi – inovasi baru bagi ‘penghargaan sebuah arsip’, posisi high class tinggal selangkah lagi.
Sumber – Sumber
Sumber wawancara
Sarengat, selaku arsiparis Badan Arsip Kabupaten Jember
Winarto, selaku Kasi Badan Arsip Kab. Jember
Slamet Muljono, selaku Kepala Bagian TU Perpustakaan Daerah Kab. Jember
Siswa SMK 4 Jember
Dinas Kepariwisataan
Kantor Lurah Sumbersari
Pemerintah Daerah Kabupaten Jember
Sumber Pustaka
Robert Dr, K.Yin, Studi Kasus (Desain dan Metode), 2008
Effendhie, Machmoed. 2001. Peran Lembaga Kearsipan sebagai Penyedia
Juwono, Harto. Arsip: Sumber Informasi Abadi.
Sumber Online
www.arsipnasional.com
www.kompasiana.com
